Politiques et procédures |
INTRODUCTION
Les modalités de fonctionnement de Rendez-vous Canada visent à créer et maintenir une atmosphère où les délégués peuvent faire un maximum d’affaires de la manière la plus équitable et efficace que possible.
Les politiques et procédures qui régissent Rendez-vous Canada donnent l'assurance que :
Le non-respect des politiques régissant RVC peut avoir une incidence sur la capacité des organismes ou des personnes en cause de participer à l'événement cette année et dans les années à venir.
RENSEIGNEMENTS GÉNÉRAUX
L’Association de l’industrie touristique du Canada (AITC) est responsable de tous les aspects de Rendez-vous Canada. L’élaboration de toutes les politiques est faite en collaboration avec le Comité consultatif de Rendez-vous Canada, qui est composé d’intervenants de l’industrie touristique issus des secteurs privé et public. Toute modification aux objectifs et aux conditions des politiques générales de RVC doit être pré-approuvée par la Commission canadienne du tourisme. Rendez-vous Canada est une marque officielle, protégée par le droit d'auteur. L'utilisation de la marque de commerce déposée, dont le titulaire est la Commission canadienne du tourisme, est réservée à la promotion de l'événement par ses organisateurs, et elle ne doit pas être imprimée, utilisée ou exposée sans la permission écrite expresse de l'Association de l'industrie touristique du Canada. Cette permission ne sera pas accordée à des fins strictement promotionnelles ou pour toute utilisation permettant de supposer que l'on favorise un vendeur, un acheteur, un produit, un service ou une activité.
Choix des vendeurs Le choix des organismes vendeurs est fondé sur les lignes directrices de RVC, établies par l'Association de l'industrie touristique du Canada, de concert avec les provinces, les territoires et les professionnels du secteur privé qui participent à Rendez-vous Canada.
** NOUVEAUX ** Le processus de nomination et d’approbation des organismes vendeurs, de même que l’attribution des dimensions des kiosques et, le cas échéant, des partenaires de kiosque sont déterminés par les coordonnateurs provinciaux / territoriaux respectifs. De plus, la participation des organismes vendeurs ainsi que le style, la structure et l’aménagement de leur kiosque peuvent être administrés par leur province ou territoire respectif afin d’assurer la cohérence de l’image de marque et de l’identité au sein d’un groupe territorial / provincial.
Chaque stand ou partie de stand visé par un contrat est attribué à un organisme particulier par sa province ou son territoire respectif. L'attribution des stands à des sous-traitants est interdite.
Choix des acheteurs Les acheteurs sont invités en fonction des recommandations formulées par le Comité consultatif de Rendez-vous Canada, les directeurs de mission de la Commission canadienne du tourisme, les représentants de l'industrie, les vendeurs participant à Rendez-vous Canada ainsi que les agents de tourisme des municipalités, provinces et territoires du Canada.
Carrefour Rendez-vous Canada se veut une exposition sommaire où les affaires se font dans une atmosphère de simplicité et de professionnalisme. Le carrefour est constitué de stands de vente regroupés par province et territoire, et il y a une section pour les organismes nationaux.
Affectation des stands Le responsable pour Rendez-vous Canada est chargé des groupements provinciaux, territoriaux et nationaux au Carrefour. Les provinces et les territoires répartissent les stands entre les groupements provinciaux et territoriaux. L'Association de l'Industrie Touristique du Canada répartit les stands entre les groupements nationaux. Dans la mesure du possible, il tient compte des désirs des différents organismes.
Annuaire RVC Les organismes invités à participer à Rendez-vous Canada soumettent un « profil d'entreprise », qui dresse la liste des produits ou des services qu'ils recherchent ou vendent. Rendez-vous Canada attribue un numéro d'inscription à chaque organisme et publie les numéros ainsi que les profils d'entreprise dans le Répertoire RVC. Rendez-vous Canada ne peut garantir l'inscription dans le répertoire si l'information est reçue après la date limite d`inscription.
Des copies papier de l’Annuaire RVC sont remises à tous les acheteurs, tandis que seuls les délégués principaux des organismes vendeurs repartent avec un exemplaire papier. Cependant, tous les participants reçoivent une version électronique sur Cd-Rom. Ce changement qui permet de réduire de façon importante la quantité d’impression s’inscrit dans le cadre de la nouvelle initiative d’événement durable.
Rendez-vous prédéterminés L'horaire prévoit sept séances de rendez-vous.
Chaque rendez-vous dure 12 minutes et se situe à l'intérieur d'une plage de 15 minutes. Des timbres sonores et des annonces indiquent le début et la fin de chaque rencontre, et une brève période est allouée pour terminer une conversation et se rendre au lieu de la rencontre suivante.
Les acheteurs peuvent demander des rendez-vous consécutifs avec le même vendeur si l'acheteur estime que les discussions avec ce vendeur dureront plus de 12 minutes.
Toutes les demandes de rendez-vous doivent être soumises au moyen du formulaire de sélection de rendez-vous en direct.
Chaque délégué inscrit à Rendez-vous Canada recevra un horaire de rendez-vous lorsqu'il se présentera au comptoir d'inscription. Un acheteur qui ne peut, pour une raison ou pour une autre, aller à un rendez-vous prévu à son horaire est prié de l'annuler le plus tôt possible en avisant le comptoir de sélection de rendez-vous.
Rendez-vous entre acheteurs et vendeurs/OCT Les rendez-vous, qui ont lieu au carrefour les mardi et mercredi, sont fixés selon les priorités suivantes :
*Remarque : Il est possible que, dans des circonstances exceptionnelles, de telles demandes ne soient pas prédéterminées lorsque les organismes n'ont aucune période de temps libre commune dans leur calendrier.
Hébergement On encourage tous les délégués de RVC à utiliser le bloc de chambres assignées à RVC à un taux préférentiel, aux hôtels officiels de RVC.
Les acheteurs qui se sont inscrits avec l’option hébergement se verront attribuer un hôtel en fonction de la région ou du marché qu’ils représentent. Les frais d’hébergement sont inclus à l’intérieur des frais d’inscription pour un maximum pouvant atteindre 5 nuits.
Les délégués des organismes acheteurs qui optent de séjourner dans un établissement autre que les établissements officiels prévus par RVC sont responsable de leur hébergement et doivent payer l’établissement choisi directement.
Les vendeurs et les offices de commercialisation touristique (OCT) doivent réserver leur propre hébergement.
Rendez-vous Canada n'assumera pas le coût des chambres de remplacement attribuées par un hôtel ou réservées directement par les délégués.
Les délégués qui souhaitent bénéficier d’une suite devraient faire affaire directement avec l’établissement hôtelier de leur choix. Afin de respecter l’intimité des participants, Rendez-vous Canada ne publie ou ne divulgue aucunement les numéros de chambres des participants inscrits, et exige que les établissements hôteliers officiels de RVC adoptent une pratique similaire.
Insignes d'identité Les délégués doivent avoir leur insigne d'identité bien en vue en tout temps et les insignes ne doivent être cédés sous aucun prétexte. Les insignes ne peuvent être dissimulés par des cartes d'affaires, épinglettes ou collants et ils ne doivent être modifiés ou altérés d'aucune manière.
L'insigne porte le nom de son titulaire, celui de l'organisme et celui de la ville et de la province ou du territoire où l'organisme est situé. Seules les personnes portant un insigne d'identité sont admises aux activités et aux installations de Rendez-vous Canada.
Politique concernant les invités, dignitaires et accompagnateurs Sauf autorisation expresse de l'hôte d'une activité et approbation de la personne concernée par Rendez-vous Canada, aucun invité, conjoint, " dignitaire " ou accompagnateur n'est admis aux activités officielles. En outre, aucun accompagnateur ou personne non inscrite ne peut avoir accès aux installations de Rendez-vous Canada, dont le Carrefour et le Salon des délégués.
Rendez-vous Canada ne vend pas de billets permettant d'assister à ses activités, visites, etc.
LIGNES DIRECTRICES RÉGISSANT LES STANDS
Tous les organismes vendeurs, les organismes du Mail du tourisme et les OCT inscrits à Rendez-vous Canada recevront un exemplaire du " Guide des vendeurs " de RVC, qui renferme les normes régissant les stands ainsi que des renseignements concernant leur installation, leur démontage, leurs raccordements électriques et leur expédition. Ce guide est envoyé aux personnes-ressources principales des vendeurs, du Mail du tourisme et des OCT au moins 60 jours avant l'événement.
Stands partagés Les organismes vendeurs inscrits pour un demi-stand seront jumelés à un autre organisme vendeur inscrit pour un demi-stand et partageront l'horaire des rendez-vous pour ce stand. Au maximum, 34 rendez-vous seront prédéterminés pour chaque organisme vendeur. À moins que des rendez-vous soient planifiés en parallèle, le participant sans rendez-vous officiel planifié devra quitter le Carrefour.
Si les deux participants ont choisi des rendez-vous en parallèle lors de l’inscription, ils pourront réserver d’autres rendez-vous à l’intérieur d’un horaire prévoyant 68 rendez-vous potentiels. Cela signifie que deux participants partageant un stand peuvent avoir des rendez-vous avec deux acheteurs différents au même moment.
Nature des éléments d'exposition L'événement est une exposition sommaire où acheteurs et vendeurs peuvent se rencontrer dans une atmosphère professionnelle, exempte de bruits et de distractions visuelles, dans toute la mesure du possible. Le stand, composé de tubes et de rideaux, a une largeur de 2,4 m (8 pi), une profondeur de 3 m (10 pi) et une hauteur de 2,4 m (8 pi). La hauteur des murs est de 0,9 m (3 pi). Les organismes vendeurs ne peuvent distribuer d'imprimés et de souvenirs ou autres articles qu'à l'intérieur de leur stand.
On remet à chaque organisme vendeur un panneau blanc de 1,0 m × 0,25 m (40 po × 10 po) avec des lettres noires destiné à être accroché à l'arrière du stand.
L'espace à l'extérieur des stands (aires de passage, espace aérien) appartient à Rendez-vous Canada; aucun élément d'exposition ni matériel publicitaire ne doit dépasser l'espace occupé par le stand.
Soins des éléments d'exposition Les vendeurs et les OCT doivent tenir leurs éléments d'exposition propres et en bon état à leurs propres frais. Les stands doivent être toujours en parfait état et un personnel qualifié doit y être présent pendant toute la durée de l'événement. Les éléments d'exposition doivent demeurer intacts jusqu'à la période de démontage officielle, le dernier jour de l'événement.
Décoration des stands Les étoffes et les tissus utilisés pour la décoration du stand doivent être ininflammables. Toutes matières inflammables, décorations de papier, branches et conifères coupés sont interdits. En règle générale, les échantillons devraient se limiter à des imprimés, tels des brochures, des photographies et des livres. La distribution de souvenirs tels que macarons, maquettes, insignes, images autocollantes ou fanions est laissée à la discrétion des vendeurs, mais leur valeur doit être minime. Les échantillons de nourriture ou de boissons sont strictement interdits.
Sécurité des éléments d'exposition Rendez-vous Canada assurera la sécurité nécessaire au Carrefour et au Salon des OCT en dehors des heures d'ouverture. Toutefois, Rendez-vous Canada et l'AITC ne sont pas responsables des pertes de matériel ou encore des dommages causés à du matériel sur les lieux de RVC.
Assurance et responsabilité Les vendeurs qui veulent assurer leurs articles exposés doivent le faire à leurs frais. Rendez-vous Canada et l'AITC ne seront responsables d'aucun dommage aux biens du vendeur ou à son personnel, en raison d'incendie, de vol, d'accident ou autre qui pourrait découler de l'utilisation et de l'occupation de l'espace ou de l'édifice loué. Le vendeur accepte de dédommager et d'exonérer Rendez-vous Canada et l'AITC de toute réclamation de toute personne que ce soit, découlant d'actions ou d'omissions des vendeurs et de leur personnel. Les vendeurs fourniront leur propre assurance-responsabilité civile.
Temps libre Le programme de rendez-vous prédéterminés et informatisés accorde automatiquement à chaque organisme une « pause » de 15 minutes le matin et l'après-midi, à une heure convenable. On a fait en sorte que pas plus de 25 pour cent des délégués ne soient absents du carrefour en même temps.
Messages Le Centre des messages de Rendez-vous Canada est convenablement situé et est accessible au cours des heures d'ouverture du carrefour. Les messages doivent être inscrits sur des formulaires de messages officiels de Rendez-vous Canada, dont on trouve plusieurs copies dans la trousse délégué. Des formulaires supplémentaires sont disponibles au Centre des messages et au Bureau d'inscription. Les messages doivent être placés dans les cases correspondant au numéro d'inscription du délégué ou de l'organisme acheteur ou vendeur. Le numéro d'inscription est le même que celui qui paraît dans le Répertoire RVC/AITC ainsi que sur les calendriers de rendez-vous. Les organismes qui partagent un stand ont le même numéro de case.
Le personnel retirera les messages qui ne seront pas présentés sur les formulaires de message officiels de Rendez-vous Canada. La distribution en nombre de brochures et de matériel de promotion dans les cases est interdite. Des installations de distribution de publications approuvées par Rendez-vous Canada sont à la disposition des organismes vendeurs inscrits et des offices de commercialisation touristique.
Activités officielles Le programme de Rendez-vous Canada comporte un certain nombre d'activités officielles qui concourent à l'atteinte des objectifs de sensibilisation et de commercialisation de l'événement. Ces activités comprennent des visites guidées de la ville. Elles ont pour objet de présenter de nouveaux produits et des nouveautés régionales, de mettre en valeur la diversité de la culture et des loisirs des différentes régions du Canada et de faire connaître les centres d'intérêt touristique de la région où se tient l'événement. Le Calendrier officiel des événements précise les heures de début et d'achèvement de ces activités.
Il n'est pas permis d'accueillir des délégués ou de leur offrir d'autres activités en même temps que les activités officielles de Rendez-vous Canada. Prière de consulter le Calendrier officiel des événements. Les activités d'accueil peuvent avoir lieu lors de la soirée libre (mardi) et avant et après les présentations en soirée prévues au programme.
Veuillez consulter le responsable pour Rendez-vous Canada avant d'organiser des activités non officielles.
Personnes-ressources principales Les personnes-ressources principales sont les agents de liaison désignés par leur organisme et Rendez-vous Canada. Ces personnes sont responsables de l'inscription des délégués de leur organisme, du paiement des frais et de la présentation des demandes de rendez-vous en temps opportun. Il leur incombe de veiller à ce que tous les délégués de leur organisme reçoivent, lisent et comprennent les politiques qui régissent RVC. Les personnes-ressources ont également la responsabilité d'informer Rendez-vous Canada par écrit de tout changement à leur inscription ainsi qu'à celle de leurs délégués ou de leur organisme. Le nom de la personne-ressource principale doit être indiqué sur la Demande d'inscription officielle.
Couverture médiatique
Sollicitation et vente d'espaces publicitaires Les représentants des médias, les acheteurs, les vendeurs et les OCT ne sont pas autorisés à solliciter ni à vendre de l'espace ou du temps publicitaire sur les lieux où se déroule Rendez-vous Canada ni pendant les activités commanditées de Rendez-vous Canada. Les personnes qui solliciteront de la publicité seront expulsées de Rendez-vous Canada et les privilèges rattachés à leur accréditation leur seront retirés.
Pour plus de renseignements, svp contacter : Rendez-vous Canada 116 Rue Lisgar, suite 600 Ottawa ON CANADA K2P 0C2 Tél. : 613-238-4080 Téléc. : 613-238-3878 Courriel : rvc@rendezvouscanada.travel
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