Renseignements généraux

Les règles de participation sont élaborées en consultation avec le comité consultatif de Rendez-vous Canada et avec le concours des divers acteurs de l’industrie touristique des secteurs privé et public. Les modifications sont toutes approuvées par Destination Canada et l’Association de l’industrie touristique du Canada.

Contact principal

Cette personne assure la liaison entre votre entreprise et Rendez-vous Canada. Elle est responsable de l’inscription des délégués de son entreprise, de l’acquittement de tous les frais et de la présentation des demandes de rendez-vous dans les délais prescrits.

Il lui incombe de veiller à ce que tous les délégués de son entreprise reçoivent, lisent et comprennent les règles de participation de Rendez-vous Canada. Elle a également la responsabilité d’informer Rendez‑vous Canada, par écrit, de tout changement à sa propre inscription et à celle de ses délégués ou de son entreprise.

Le nom du contact principal doit être fourni au moment de l’inscription et peut être changé à tout moment.

Activités officielles

Il n’est pas permis de recevoir des délégués ou de tenir d’autres activités, y compris à l’extérieur de l’aire d’exposition, pendant le déroulement des activités officielles prévues au programme de Rendez‑vous Canada. Les organisations qui enfreignent cette règle se verront imposer une amende d’un montant équivalant au préjudice causé à l’hôte et elles risquent de ne plus être invitées aux prochains Rendez-vous Canada.

Vous pouvez tenir des réceptions avant et après les événements officiels prévus au programme. Le bureau de RVC se fera un plaisir de vous aider à tirer le meilleur parti des occasions de marketing offertes lors de l’événement.

Attribution des stands et priorité aux nouveaux produits

En consultation avec les provinces et les territoires, Rendez-vous Canada est responsable du regroupement des entreprises sur les lieux du salon, par province et par territoire, avec une section nationale.

L’espace réservé aux stands des vendeurs et des OMD sera attribué en fonction des facteurs suivants :

• l’espace disponible sur les lieux du salon;
• l’analyse préalable des demandes de rendez-vous envoyées par les acheteurs;
• les résultats du sondage auprès des acheteurs de Rendez-vous Canada;
• l’examen de la représentation totale des produits affiliés à des marques enregistrés individuellement dans les sections provinciales et territoriales et dans la section nationale;
• la date de réception de l’inscription dûment remplie.

Note : un nouveau produit peut se voir accorder la priorité si Destination Canada et la province ou le territoire conviennent que le produit ou la destination en question présente un potentiel.

Par « nouveau produit » on entend un produit qui se classe dans l’une des deux catégories suivantes :

• une nouvelle entreprise qui satisfait aux critères utilisés pour évaluer s’il est prêt à l’exportation;
• une entreprise existante qui propose un nouveau circuit, un nouveau service ou un ajout structurel susceptibles de générer une demande.

Ne sont PAS considéré comme un nouveau produit :

• les améliorations ou les rénovations, par exemple toute rénovation effectuée dans un hôtel ou l’ajout de chambres;
• tout changement de nom ou de propriétaire.

Assurance et responsabilité 

Les vendeurs qui souhaitent assurer leurs biens exposés doivent le faire à leurs frais. Les vendeurs doivent souscrire leur propre assurance responsabilité civile. Rendez-vous Canada ne peut être tenu responsable des pertes ou dommages causés aux biens du vendeur, ou subis par son personnel, en raison d’un incendie, d’un vol, d’un accident ou de tout autre incident pouvant découler de l’utilisation et de l’occupation de l’espace ou de l’édifice loué. Le vendeur accepte de dédommager et d’exonérer Rendez‑vous Canada à l’égard de toute réclamation déposée pour un préjudice dû à des actions ou des omissions des vendeurs et de leur personnel.

Sécurité des composantes du stand

Rendez-vous Canada prendra les mesures nécessaires pour assurer la sécurité sur les lieux du salon en dehors des heures d’ouverture. Rendez-vous Canada n’est cependant pas responsable des pertes ou des dommages causés aux biens sur les lieux de Rendez-vous Canada.

Couverture médiatique

Comme plus de 1 900 professionnels des voyages du monde entier convergeront vers Rendez‑vous Canada, l’événement ne manquera pas de faire la manchette.

• Les médias locaux et régionaux souhaitant couvrir Rendez-vous Canada seront accrédités sur place au centre des médias, durant l’événement.
• Il incombe aux médias de prendre des dispositions pour le transport ou l’envoi par services de messagerie de tout leur matériel.
• Aucun reportage ou article ne peut être distribué pendant les activités commanditées ou sur le site de Rendez-vous Canada. Des publications pré‑approuvées seront disponibles au centre des médias avant l’événement.
• Les entrevues doivent se dérouler dans une salle privée au centre des médias. Il est interdit, pour quelle raison que ce soit, d’interrompre un rendez‑vous entre un acheteur et un vendeur.
• Des membres du personnel du centre des médias doivent accompagner en tout temps les représentants locaux et régionaux lorsqu’ils se trouvent sur les lieux du salon.

Sollicitation et vente d’espaces publicitaires

Il est interdit aux représentants des médias, aux acheteurs, aux vendeurs et aux organismes de marketing de destination de solliciter et de vendre de l’espace ou du temps publicitaire sur les lieux où se déroule Rendez-vous Canada et pendant les activités commanditées de Rendez-vous Canada. Les personnes qui solliciteront de la publicité seront expulsées de Rendez-vous Canada et les privilèges rattachés à leur accréditation leur seront retirés.